Microsoft Excel có một tính năng tuyệt vời dành cho.. TRONGChia sẻ sổ làm việc (hợp tác), Theo dõi thay đổi và So sánh & Hợp nhất sổ làm việc. Tính năng này rất hữu ích khi nhiều người dùng cần chỉnh sửa cùng một tệp Excel.  Tệp Excel có thể được lưu tại.. Máy chủ lưu trữ đám mây DriveHQ (hoặc máy chủ tệp cục bộ). Nếu sổ làm việc Excel không được chia sẻ, khi người dùng mở tệp, tệp sẽ bị khóa. Người dùng khác có thể mở tệp để truy cập chỉ đọc. (Đây là tính năng khóa tệp thông thường).

Các phiên bản Excel cũ hơn hỗ trợ tính năng "Chia sẻ sổ làm việc" trong tab Xem lại. Vui lòng xem ảnh chụp màn hình bên dưới:

Sau khi bạn chia sẻ sổ làm việc, nhiều người dùng có thể chỉnh sửa cùng một tệp Excel đồng thời. Các thay đổi do hai người dùng thực hiện có thể được tự động hợp nhất (trừ khi có xung đột).

Trong phiên bản Excel 2016 mới nhất, Microsoft đã chọn ẩn tính năng này. Thay vào đó, họ cố gắng thúc đẩy tính năng cộng tác soạn thảo trên nền tảng đám mây. Tính năng cộng tác soạn thảo có ưu điểm là khả năng cộng tác theo thời gian thực. Nhưng nó cũng có một nhược điểm rất lớn: nó chỉ hỗ trợ các tệp được lưu trữ trên OneDrive. Nếu bạn mở một tệp Excel trên ổ đĩa cục bộ hoặc ổ đĩa mạng, bạn không thể chia sẻ trực tiếp tệp đó. Tệp phải được tải lên OneDrive rồi mới được chia sẻ cho người dùng khác.

Như đã đề cập, Tính năng "Chia sẻ sổ làm việc" vẫn khả dụng trong Excel 2016. Để hiển thị tính năng này, bạn chỉ cần.. Tùy chỉnh thanh Ribbon của Excel hoặc Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh. Để làm được điều đó, bạn cần phải:

(1) Nhấp vào menu Tệp trong Excel, sau đó nhấp vào Tùy chọn -> Thanh công cụ truy cập nhanh (hoặc Tùy chỉnh Ribbon)

(2) Chọn "Tất cả lệnh" trong menu thả xuống "Chọn lệnh từ".

(3) Chọn "Chia sẻ sổ làm việc (Phiên bản cũ)" trong danh sách và nhấp vào Thêm. Thực hiện tương tự đối với "Theo dõi thay đổi (Phiên bản cũ)", "Bảo vệ chia sẻ (Phiên bản cũ)", "So sánh và hợp nhất sổ làm việc". 

Vui lòng xem các ảnh chụp màn hình bên dưới:

Tùy chỉnh thanh công cụ truy cập nhanh Excel:

(Tiếp tục)

Tùy chỉnh thanh Ribbon của Excel

Lưu ý: nếu bạn tùy chỉnh thanh ribbon, bạn sẽ cần tạo một Tab mới hoặc Nhóm mới. Việc tùy chỉnh Thanh công cụ truy cập nhanh thì dễ hơn một chút.

Nhấp vào OK để đóng hộp thoại. Bạn có thể thấy các nút mới được thêm vào trong Thanh công cụ truy cập nhanh (hoặc dải băng).:

Nhấp vào nút "Chia sẻ sổ làm việc" như hình bên dưới, một hộp thoại sẽ hiện ra như sau:

Hộp thoại này tương tự như các phiên bản Excel cũ hơn. Bạn chỉ cần chọn hộp kiểm "sử dụng tính năng chia sẻ sổ làm việc cũ thay vì trải nghiệm cộng tác mới".

--------------------------------------

Lưu ý:

(1) Lần đầu tiên bạn sử dụng tính năng "Chia sẻ sổ làm việc", bạn có thể cần thiết lập Trung tâm tin cậy -> Tùy chọn quyền riêng tư như hình bên dưới:

(2) Nếu bạn có nhiều người dùng (nhân viên) cần tùy chỉnh tính năng này, bạn có thể tự động hóa nó. Microsoft có một trang hỗ trợ Về vấn đề đó. Mặc dù nó dành cho Office 2010, nhưng rất có thể nó cũng sẽ hoạt động với Office 2016.

(3) Nếu bạn sử dụng Dịch vụ lập bản đồ ổ đĩa đám mây của DriveHQ, Vui lòng ánh xạ ổ đĩa đám mây của bạn thành ổ đĩa "Cục bộ". Nếu ổ đĩa đã được ánh xạ thành ổ đĩa WebDAV, bạn có thể nhấp vào Sửa chữa và chọn Ánh xạ lại thành ổ đĩa "Cục bộ".  Ổ đĩa "cục bộ" được ánh xạ sẽ tương thích tốt hơn với Microsoft Office 2016.